2.4.1.Creación, manipulación e Impresión.

CREACIÓN

Para crear una base se deben realizar dos ejercicios de diseño: un diseño lógico y uno físico. El diseño lógico de una base de datos es un modelo abstracto de la base de datos desde una perspectiva de negocios, mientras que el diseño físico muestra como la base de datos se ordena en realidad en los dispositivos de almacenamiento de acceso directo. El diseño físico de la base de datos es llevado a cabo por los especialistas en bases de datos, mientras que el diseño lógico requiere de una descripción detallada de las necesidades de información del negocio de los negocios actuales usuarios finales de la base. Idealmente, el diseño de la base será una parte del esfuerzo global de la planeación de datos a nivel institucional.

El diseño lógico de la base de datos describe como los elementos en la base de datos han de quedar agrupados.
El proceso de diseño identifica las relaciones entre los elementos de datos y la manera más eficiente de agruparlos para cumplir con los requerimientos de información. El proceso también identifica elementos redundantes y los agrupamientos de los elementos de datos que se requieren para programas de aplicaciones específicos. Los grupos de datos son organizados, refinados y agilizados hasta que una imagen lógica general de las relaciones entre todos los elementos en la base de datos surja.

MANIPULACION

Lenguaje de Manipulación de datos

Los niveles de abstracción no sólo se aplican a la definición o estructuración de los datos, sino también al manejo de los datos; esta manipulación consiste en:

La recuperación de información almacenada en la base de datos.

La inserción de información nueva en la base de datos.

La eliminación de información de la base de datos.

Un lenguaje de manipulación de datos (en inglés: DML, data manipulation language) permite a los usuarios manejar o tener acceso a los datos que están organizados por medio del modelo apropiado. Existen básicamente dos tipos de DML:

De procedimientos: Necesitan que el usuario especifique cuáles datos quiere y cómo deben obtenerse.

Sin procedimientos: Requieren que el usuario especifique cuáles datos quiere sin especificar cómo obtenerlos.

Manejador de base de datos

Generalmente las bases de datos requieren una gran cantidad de espacio de almacenamiento. Las bases de datos de las empresas comúnmente se miden en términos de gigabytes de información. Puesto que la memoria principal de la computadora no puede almacenar esta información, se guarda en discos. Ya que el movimiento de los datos en el disco es muy lento comparado con la velocidad de la unidad central de procesamiento de las computadoras, es imperativo que el sistema de base de datos estructure la información de tal manera que se reduzca la necesidad de transferir datos entre el disco y la memoria principal.

El objetivo de un sistema de base de datos es simplificar y facilitar el acceso a los datos. Las vistas de alto nivel ayudan a lograrlo. Si el tiempo de respuesta para una consulta es demasiado largo, el valor del sistema se reduce.

IMPRESIÓN

En una base de datos de Microsoft Access, puede utilizar el asistente para imprimir relaciones con el fin de crear un informe que muestre las relaciones según aparecen en la ventana Relaciones. También puede utilizar el Documentador para imprimir las características del diseño, como las propiedades o los permisos, de un objeto de base de datos.

Imprimir la ventana Relaciones

1.    Abra la base de datos de Access cuyas relaciones desea imprimir.

2.    En el menú Herramientas, haga clic en Relaciones para abrir la ventana Relaciones.

3.    En el menú Archivo, haga clic en Imprimir relaciones

4.    NOTA: En un proyecto de Microsoft Access, el comando de menú Imprimir relaciones no está disponible. Sin embargo, se pueden imprimir diagramas de base de datos.

Imprimir las características de diseño de un objeto de base de datos

1.    En el menú Herramientas, elija Analizar y, a continuación, haga clic en Documentador.

2.    Siga uno de estos procedimientos:

Haga clic en la ficha que corresponde al tipo de objeto de la base de datos que desea ver o imprimir.

Haga clic en la ficha Todos los tipos de objetos para mostrar una lista completa de los objetos de la base de datos.

3.    Seleccione los objetos cuyas definiciones desea ver o imprimir.

4.    Haga clic en Opciones para especificar qué características del objeto seleccionado desea imprimir y, a continuación, elija Aceptar.

5.    Para generar el informe que muestra las definiciones, haga clic en Aceptar.

6.    Siga uno de estos procedimientos:

Para imprimir las definiciones, haga clic en Imprimir en la barra de herramientas. Es posible que desee comprobar la longitud de las definiciones antes de imprimirlas, puesto que algunas definiciones, en particular las que corresponden a formularios e informes, pueden tener varias páginas.

2.4.1. Definición.

Una base de datos consiste en un conjunto de datos relacionados entre sí. Por datos entendemos hechos conocidos que pueden registrarse y que tienen un significado implícito. Pero la acepción común del término base de datos suele ser más restringida. Una base de datos tiene las siguiente propiedades implícitas:

Una base de datos representa algún aspecto del mundo real, en ocasiones llamadas minimundo o universo de discurso.

Una base de datos es un conjunto de datos lógicamente coherente, con cierto significado inherente. Una colección aleatoria de datos no puede considerarse propiamente una base de datos.

Toda base de datos se diseña, construye y puebla con datos para un propósito específico. Está dirigida a un grupo de usuarios y tiene ciertas aplicaciones preconcebidas que interesan a dichos usuarios.

2.4. Manejadores de bases de datos.

Microsoft Access es una herramienta de Microsoft para la definición y manipulación de bases de datos. Una base de datos es un sistema informatizado cuyo propósito principal es mantener información y hacer que esté disponible en el momento requerido. Esta información es persistente dentro del sistema, es decir, una vez introducida en él, se mantiene hasta que el usuario decida eliminarla. Los sistemas de bases de datos se diseñan para manejar grandes cantidades de información. El manejo de datos incluye tanto la definición de las estructuras para el almacenamiento de la información como los mecanismos para el manejo de la misma. Algunas de las ventajas de usar las bases de datos son: • Evitan la redundancia. • Evitan la inconsistencia. • Obligan al cumplimiento de las normas o requisitos para la adición y eliminación de datos a la base de datos. • Es posible aplicar restricciones de seguridad para el acceso a los datos. • Se mantiene la integridad entre los datos ELEMENTOS QUE LO INTEGRAN: Tablas Es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento. Access representa las tablas en forma similar a las hojas de cálculo, donde las columnas son campos y las filas son registros. En una tabla, un campo es una clase de información como puede ser la edad, localidad, sexo, DNI, etc. Un registro es un conjunto de información acerca de una persona, cosa o evento especifico Formularios Es el interfaz que maneja Microsoft Access para la interacción con el usuario. En un formulario se puede presentar, cambiar, eliminar e introducir la información de una o más tablas. El diseño correcto de un formulario facilita a los usuarios la interacción con el sistema de base de datos. Microsoft Access incorpora un asistente que genera automáticamente los formularios más habituales. Consultas Es una solicitud de información a la base de datos. Una consulta crea la llamada “hoja de respuestas dinámica” a partir de la información extraída de las tablas de la base de datos. En algunos tipos de consulta es posible modificar los datos como si se tratasen de tablas, pero ello no implica que la información radique en las consultas ya que el único elemento que contiene realmente la información del sistema son las tablas. En las consultas se pueden aplicar criterios para filtrar los datos de las tablas y recuperar sólo lo que cumpla con el criterio. Informes Con un informe presentamos ciertos contenidos de nuestra base de datos para ser impresos. Un informe constituye una forma de presentar los datos significativos que queramos para poder ser distribuidos.

2.3.2 Creación, edición, impresión y manipulación.

CREACIÓN

El proceso de creación de una presentación en Microsoft PowerPoint incluye lo siguiente: empezar con un diseño básico; agregar el contenido y las diapositivas nuevas; elegir los diseños (diseño: organización de elementos, como texto de título y subtítulo, listas, imágenes, tablas, gráficos, autoformas y películas, en un gráfico.); modificar el diseño de las diapositivas, si así se precisa, cambiando la combinación de colores (combinación de animación: conjunto de ocho colores que puede aplicar a diapositivas, páginas de notas o documentos de la audiencia.

Una combinación de colores consta de un color de fondo, un color para las líneas y el texto, y otros seis colores seleccionados para generar diapositivas fácilmente legibles.) o aplicando distintas plantillas de diseño (plantilla de diseño: archivo que contiene los estilos de una presentación, incluido el tipo y el tamaño de las viñetas y fuentes; posiciones y tamaños de los marcadores de posición, diseño de fondo y combinaciones de colores de relleno y un patrón de diapositivas y el patrón de títulos opcional.); y crear efectos como transiciones de diapositivas animadas.

La siguiente información se centra en las opciones disponibles al iniciar este proceso.

El panel de tareas (panel de tareas: ventana de una aplicación Office que proporciona comandos utilizados frecuentemente. Su ubicación y pequeño tamaño le permiten utilizar estos comandos mientras trabaja en los archivos.) Nueva presentación de PowerPoint permite iniciar la creación de una presentación de varias formas.

EDICIÓN

Las opciones del Visor de presentaciones y del panel Propiedades afectan a todas las diapositivas de la presentación, siempre y cuando no haya seleccionada ninguna diapositiva concreta. Al seleccionar una o varias diapositivas en el Visor de presentaciones, las opciones que modifique en el propio visor o panel Propiedades afectarán únicamente a las diapositivas seleccionadas. Esto ofrece flexibilidad para definir una transición predeterminada para todas las diapositivas de la presentación y después, definir una transición diferente para una diapositiva especial, por ejemplo.

Al editar diapositivas individuales, utilice el panel Básico del panel Propiedades para cambiar el nombre y la descripción, especifique la duración, defina las opciones de escala y cree subtítulos. Utilice el panel Transiciones para especificar una transición diferente para la diapositiva. Utilice el panel Efectos para especificar los ajustes de panorámica y zoom para la diapositiva. 

IMPRESIÓN

1.  Haga clic en el botón de Microsoft Office, en la flecha situada junto A imprimir y, a continuación,en Vista preliminar.

2.    En la lista Imprimir del grupo Configurar página, seleccione Diapositivas.

3.    Haga clic en Opciones, elija Color o escala de grises y después haga clic en una de las opciones siguientes:

·         Color     Si usa una impresora en color, con esta opción se imprime en color.

·         Color (en impresora en blanco y negro)     Si utiliza una impresora en blanco y negro, esta opción imprime en escala de grises.

·         Escala de grises     Esta opción imprime imágenes que contienen variaciones de gris entre blanco y negro. Los rellenos de fondo se imprimen en blanco a fin de que el texto sea más legible. A veces, la escala de grises parece igual que Blanco y negro puros.

·         Blanco y negro puros     Esta opción imprime el documento sin rellenos grises.

1.    Haga clic en Imprimir.

   Si va a crear transparencias para un proyector, siga este procedimiento para imprimir la presentación en hojas transparentes. Vaya a Establecer el tamaño y la orientación de las diapositivas para la impresión si desea configurar las páginas para la impresión de transparencias. PowerPoint optimiza automáticamente las diapositivas de modo que se ajusten a la impresora seleccionada, ya sea en blanco y negro o en color. 

MANIPULACIÓN

Las presentaciones digitales se revelan cada día más como una vía muy adecuada para la comunicación social, tanto en lo referente a contenidos orientados al solaz y al esparcimiento, como en cuanto  noticias de actualidad, historias de ficción, criticas sociales y sátiras a personajes públicos, ensayos sobre temáticas variadas, culturemas educativos, consejos para la vida diaria, denuncias, etc.

Quien desee generar este tipo de módulos para la comunicación deberá cumplir una serie de pasos. Lo primero es generar los contenidos a os que se quiere dar difusión, y ello por cierto puede hacerse utilizando el programa PowerPoint de Microsoft. Se obtendrá así uno o varios archivos de extensión pps, ppt.

RESUMEN

Un programa para diseño de presentaciones es un programa para dar a conocer información en forma de diapositivas.

El más conocido es Microsoft Office PowerPoint donde se puede introducir textos, imágenes, sonidos, graficas, formas, efectos y muchas funciones que nosotros queramos de acuerdo a nuestra necesidad.

Estas presentaciones al crearlas se pueden editar, manipular a nuestra necesidad e imprimirlas en el momento deseado.

2.3.1. Definición.

Un programa de presentación es un paquete de software usado para mostrar información, normalmente mediante una serie de diapositivas.

Típicamente incluye tres funciones principales: un editor que permite insertar un texto y darle formato, un método para insertar y manipular imágenes y gráficos y un sistema para mostrar el contenido en forma continua.

2.3.Programa para diseño de presentaciones.

La presentación es el proceso mediante el cual dispone contenido de un tema para una audiencia. Una presentación es una forma de ofrecer y mostrar información de datos y resultados de una investigación. Es utilizado, generalmente, como apoyo para expresar los resultados de una investigación pues con la presentación se dispone de un contenido multimedia (es decir cualquier apoyo visual o auditivo) que de una referencia sobre el tema y ayude a explicar los datos obtenidos de una investigación. Una presentación puede llevar textos, imágenes, vídeos y archivos de audio. Se puede dividir en dos tipos: la presentación multimedia que es generalmente más utilizada a través de un programa de presentaciones pero que también es posible realizar a través de carteles con imágenes y audio generalmente grabados para su reproducción (utilizado para presentar productos, proyectos, etc.). O la presentación común (ésta solo utiliza imágenes y texto en carteles), una presentación que contiene sólo imágenes, a menudo acompañadas de efectos o texto superpuesto; Lo mismo que ocurre con la presentación multimedia ocurre con este tipo de presentación pues se puede realizar tanto en un programa de presentaciones como a través de carteles de apoyo que ayuden a expresar un tema

2.2.2. Creación, edición, impresión y manipulación.

CREACIÓN

El siguiente ejercicio le dará instrucciones para practicar cómo se crea una hoja de cálculo. Una hoja de cálculo es un método eficiente y rápido para organizar información y especialmente para realizar cálculos. La hoja de cálculo que vamos a crear es para mantener un control de los gastos mensuales de una casa.

1. Haga clic en la célula A1 y escriba “Monthly Expenses (gastos mensuales).”

2. Presione la tecla Enter.

3. En la célula A2 escriba “First Quarter (primer cuatrimestre)” y presione Enter.

• Se va a dar cuenta de que el texto pasa sobre la otra columna.

 

4. Para arreglar el tamaño de la columna A ponga el cursor entre las columnas A y B.

Cuando el cursor para ajustar el tamaño aparece, haga doble clic para ajustar automáticamente el ancho de la columna o haga clic y deslice manualmente para ajustar el ancho de la columna a su gusto.

5. Haga clic en la célula B3 y escriba “Expenses (gastos)” y presione la tecla Enter.

6. Escriba los siguientes gastos mensuales y presione Enter después de cada uno: Renta, Gas, Electricidad, Teléfono, y Total.

7. Haga clic en la célula C3 y escriba “January (enero)” y presione la tecla Tab.

8. Ponga el cursor es la esquina derecha de la parte inferior de la célula C3. 

• Aparece el Cursor para copiar.

9. Haga clic y deslice el cursor para llenar los meses de February (febrero) y March (marzo) en las células D3 y E3.

10. Haga clic en F3 y escriba “Total.”

11. Escriba los valores que aparecen en el gráfico que está en esta página.

EDICIÓN

EDICION DE UNA CELDA

El contenido de cualquier celda se puede modificar cuando se desee situándonos sobre ella con las teclas habituales o con el ratón.

RANGOS

Un rango es un grupo de celdas que forman un rectángulo. Por ejemplo, las celdas B2, B3, B4, C2, C3 y C4 forman un rango. Los rangos se nombran poniendo dos puntos entre el nombre de la celda superior izquierda y el de la inferior derecha. Por ejemplo, el rango anterior se llama B2:C4.

Los rangos son en las hojas de cálculo el equivalente de los bloques en los procesadores de texto.

SELECCIONES

Una operación básica es seleccionar una parte de una hoja de cálculo. Se puede seleccionar una celda, un rango de celdas, una o más filas, una o más columnas y toda la hoja. La selección se puede hacer tanto con ratón como con teclado, y en algunos casos incluso con los menús.

Cuando se tiene seleccionada una parte de la hoja, se ve en vídeo inverso; además, el nombre del rango que formen sus celdas aparece en la barra de fórmulas.

• Una celda

Colocarse en una celda es exactamente lo mismo a seleccionarla.

• Un rango

La manera más natural de seleccionar un rango es arrastrar e1 ratón desde una esquina cualquiera del rango hasta la esquina diagonalmente opuesta.

Para seleccionar un rango con el teclado hay que comenzar por colocarse en una esquina, mantener pulsada la tecla

Mientras se van usando las teclas de navegación hasta llegar a la esquina diagonalmente opuesta y por fin soltar.

• Una fila o una columna

Se pulsa en la etiqueta de la fila o columna correspondiente.

• Varias filas o columnas

Se pulsa en la etiqueta de la primera (o última) fila (o columna) y se arrastra hasta llegar a la etiqueta de la última (o primera) fila (o columna).

Si ya está seleccionada una fila (o columna). se puede usar la tecla junto con las teclas de navegación para ampliar la selección a varias filas (o columnas).

• Toda la hoja

Hay que pulsar en el rectángulo que hay a 1a izquierda de las etiquetas de columna y sobre las etiquetas de fila.

En el menú Editar se encuentra la opción Seleccionar todo.

IMPRESIÓN
Puede seleccionar exactamente lo que desee imprimir. Puede seguir estos procedimientos:

Imprimir todas las hojas de cálculo de un libro

Haga clic en Imprimir en el menú Archivo.

1      En Imprimir, haga clic en Todo el libro.

Imprimir una o más hojas de cálculo

1.    Haga clic en las hojas de cálculo que desee imprimir y, a continuación, haga clic en Imprimir en el menú Archivo.

2.    Mantenga presionada la tecla CTRL para seleccionar más de una hoja de cálculo.

2.    En Imprimir, haga clic en Hojas activas.

Imprimir parte de una hoja de cálculo

1.    Seleccione los datos que desee imprimir y, a continuación, haga clic en Imprimir en el menú Archivo.

2.    En Imprimir, haga clic en Selección.

Si planea imprimir sólo un área específica de una hoja de cálculo con frecuencia, puede definir dicha área como área de impresión. De ese modo, cada vez que imprima la hoja de cálculo, Excel