2.2.2. Creación, edición, impresión y manipulación.

CREACIÓN

El siguiente ejercicio le dará instrucciones para practicar cómo se crea una hoja de cálculo. Una hoja de cálculo es un método eficiente y rápido para organizar información y especialmente para realizar cálculos. La hoja de cálculo que vamos a crear es para mantener un control de los gastos mensuales de una casa.

1. Haga clic en la célula A1 y escriba “Monthly Expenses (gastos mensuales).”

2. Presione la tecla Enter.

3. En la célula A2 escriba “First Quarter (primer cuatrimestre)” y presione Enter.

• Se va a dar cuenta de que el texto pasa sobre la otra columna.

 

4. Para arreglar el tamaño de la columna A ponga el cursor entre las columnas A y B.

Cuando el cursor para ajustar el tamaño aparece, haga doble clic para ajustar automáticamente el ancho de la columna o haga clic y deslice manualmente para ajustar el ancho de la columna a su gusto.

5. Haga clic en la célula B3 y escriba “Expenses (gastos)” y presione la tecla Enter.

6. Escriba los siguientes gastos mensuales y presione Enter después de cada uno: Renta, Gas, Electricidad, Teléfono, y Total.

7. Haga clic en la célula C3 y escriba “January (enero)” y presione la tecla Tab.

8. Ponga el cursor es la esquina derecha de la parte inferior de la célula C3. 

• Aparece el Cursor para copiar.

9. Haga clic y deslice el cursor para llenar los meses de February (febrero) y March (marzo) en las células D3 y E3.

10. Haga clic en F3 y escriba “Total.”

11. Escriba los valores que aparecen en el gráfico que está en esta página.

EDICIÓN

EDICION DE UNA CELDA

El contenido de cualquier celda se puede modificar cuando se desee situándonos sobre ella con las teclas habituales o con el ratón.

RANGOS

Un rango es un grupo de celdas que forman un rectángulo. Por ejemplo, las celdas B2, B3, B4, C2, C3 y C4 forman un rango. Los rangos se nombran poniendo dos puntos entre el nombre de la celda superior izquierda y el de la inferior derecha. Por ejemplo, el rango anterior se llama B2:C4.

Los rangos son en las hojas de cálculo el equivalente de los bloques en los procesadores de texto.

SELECCIONES

Una operación básica es seleccionar una parte de una hoja de cálculo. Se puede seleccionar una celda, un rango de celdas, una o más filas, una o más columnas y toda la hoja. La selección se puede hacer tanto con ratón como con teclado, y en algunos casos incluso con los menús.

Cuando se tiene seleccionada una parte de la hoja, se ve en vídeo inverso; además, el nombre del rango que formen sus celdas aparece en la barra de fórmulas.

• Una celda

Colocarse en una celda es exactamente lo mismo a seleccionarla.

• Un rango

La manera más natural de seleccionar un rango es arrastrar e1 ratón desde una esquina cualquiera del rango hasta la esquina diagonalmente opuesta.

Para seleccionar un rango con el teclado hay que comenzar por colocarse en una esquina, mantener pulsada la tecla

Mientras se van usando las teclas de navegación hasta llegar a la esquina diagonalmente opuesta y por fin soltar.

• Una fila o una columna

Se pulsa en la etiqueta de la fila o columna correspondiente.

• Varias filas o columnas

Se pulsa en la etiqueta de la primera (o última) fila (o columna) y se arrastra hasta llegar a la etiqueta de la última (o primera) fila (o columna).

Si ya está seleccionada una fila (o columna). se puede usar la tecla junto con las teclas de navegación para ampliar la selección a varias filas (o columnas).

• Toda la hoja

Hay que pulsar en el rectángulo que hay a 1a izquierda de las etiquetas de columna y sobre las etiquetas de fila.

En el menú Editar se encuentra la opción Seleccionar todo.

IMPRESIÓN
Puede seleccionar exactamente lo que desee imprimir. Puede seguir estos procedimientos:

Imprimir todas las hojas de cálculo de un libro

Haga clic en Imprimir en el menú Archivo.

1      En Imprimir, haga clic en Todo el libro.

Imprimir una o más hojas de cálculo

1.    Haga clic en las hojas de cálculo que desee imprimir y, a continuación, haga clic en Imprimir en el menú Archivo.

2.    Mantenga presionada la tecla CTRL para seleccionar más de una hoja de cálculo.

2.    En Imprimir, haga clic en Hojas activas.

Imprimir parte de una hoja de cálculo

1.    Seleccione los datos que desee imprimir y, a continuación, haga clic en Imprimir en el menú Archivo.

2.    En Imprimir, haga clic en Selección.

Si planea imprimir sólo un área específica de una hoja de cálculo con frecuencia, puede definir dicha área como área de impresión. De ese modo, cada vez que imprima la hoja de cálculo, Excel 

2.2.1. Definición.

Una hoja de cálculo es un programa, más precisamente una aplicación, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas).

La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

2.2.Hojas de cálculo

Es un programa de hoja de cálculo, sirve para aplicaciones numéricas que son apropiadas para el análisis orientado a renglón y columna. Pueden desarrollarse fórmulas que trabajan con celdas en la hoja de trabajo. Características que tiene Excel: - Es fácil de usar pues contiene cajas de diálogo, menús desplegables y apoyo del ratón -Relaciona hojas de cálculo -Tiene capacidad de resolver problemas ya que provee de más de 500 funciones --Soporta arreglos y tablas -Manejo de datos creados en otro software -Manejo de gráficas y diagramas -Proporciona un control de auditoria extenso, pueden nombrarse celdas o rangos de celdas; también pueden agregarse notas o mostrar atributos de celdas activas -Es una herramienta de administración de base de datos. Se puede trabajar con datos orientados a campos y registros, procesar preguntas de búsqueda y generar reportes Elementos más importantes que tiene la hoja de cálculo: Una hoja de cálculo es un programa diseñado para manejar gran cantidad de datos numéricos con la mayor facilidad posible, pudiendo realizar cualquier tipo de operación con ellos, también recibe el nombre de hoja electrónica de trabajo y sus principales elementos son: -Fila: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal. -Título de fila: Está siempre a la izquierda y nombra a las filas mediante números, que van desde el 1 hasta un número determinado. -Columna: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical. -Título de columna: Está siempre arriba y nombra a las columnas mediante letras, van desde la A hasta la Z. Luego de la columna Z viene AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ viene BA, la BB, la BC, etc.; y así ́ sucesivamente. -Celda: Es la intersección de una fila y una columna y en ella se introducen los gráficos, ya se trate de texto, números, fecha u otros datos. Una celda se nombra mediante el nombre de la columna, seguido del nombre de la fila. Por ejemplo, la celda que es la intersección de la fila 29 con la columna F, se denomina F29. La celda que tengamos seleccionada con el cursor o el ratón se llama celda activa y es la que se ve resaltada en la hoja de cálculo. -Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de celdas de una planilla de cálculos. Se definen mediante letras y números Barras de Herramientas Las barras de herramientas permiten organizar los comandos en Microsoft Excel del modo que deseemos para que puedan buscarse y utilizarse con rapidez • La barra de estado nos muestra información acerca de la tarea que estamos realizando o que debemos realizar. • La barra de fórmulas es el lugar donde debemos escribir las fórmulas (aunque también podemosingresar textos), y la activamos o desactivamos yendo al menú́Ver y haciendo un clic en la opción Barra de fórmulas. Barra de menú: Contiene todos los comandos de la aplicación agrupados en nueve menús: ARCHIVO, EDICIÓN, VER, INSERTAR, FORMATO, HERRAMIENTAS, DATOS, VENTANA Y AYUDA (?). Además, siempre y cuando la ventana de libro de trabajo que esté activa se visualice a tamaño completo, en el extremo derecho aparecen los tres botones para la utilización de ventanas: minimizar, restaurar y cerrar. Barra de estado. Muestra los mensajes que corresponden a lo que se está realizando. En esta barra aparecen tres áreas diferentes: Área modo de trabajo: que muestra una breve información del estado o modo de trabajo de la hoja (Listo, Introducir, Ejecutar, Mostrar y Calcular). Área de auto calcular: muestra cuando se tiene seleccionada más de dos celdas, la suma de sus valores, o el promedio, etc., según se elija entre varias Área de estado del teclado: indica si determinadas teclas están o no activadas Barra de título Contiene el icono del menú de control de la aplicación y el nombre de la aplicación (Microsoft Excel) junto al nombre del libro de trabajo (o fichero) activo. Si se acaba de abrir, aparecerá Libro 1, y este a la vez se le puede cambiar el nombre que uno desee. ELEME

2.1.2. Creación, edición, impresión y manipulación.

Creación.-En esta etapa primero se determina el contenido del documento, es decir, establecer qué se desea expresar en él; en segunda instancia definir el orden lógico de las ideas,  y finalmente crear el documento en el procesador de palabras de nuestra elección.

La creación de un documento involucra: la introducción de texto, resaltando la característica de inserción automática de fin de línea o “Word wrap”, lo que implica que el usuario no tiene que estar atendiendo la pantalla al momento de introducir texto ya que el programa automáticamente cambia de línea y acomoda el texto por párrafos; otra parte es la facilidad de desplazamiento o “scrolling” a través del contenido del documento; por último el movimiento del punto para insertar texto por medio del controlador del apuntador (como el ratón o puntero táctil).

Edición.- La edición consiste en leer el documento que se creó para corregir errores añadiendo o borrando texto con el fin de facilitar su lectura. Las características de edición más comunes incluyen: insertar, borrar, cortar, pegar, buscar, reemplazar y revisar la ortografía del texto.

Manipulación.- El formato es lo que se hace a un documento visiblemente fácil de leer, lo que es lo mismo, atractivo. Entre las características de formato de texto se encuentra: áreas en blanco, separación de líneas, tipografía (tipos de letra, tamaño y estilo), encabezado y pie de página, márgenes, alineación, tablas, gráficas, listas (numeradas y/o con viñetas), dibujos, bordes y sombreado, por mencionar las más comunes.

Impresión del documento-. La impresión es la etapa final de un escrito en un procesador de palabras, porque lo que se espera finalmente es tener disponible la información en papel. Algunas de las opciones al imprimir son: número de copias, orientación del papel, tamaño de la hoja y rango de páginas a imprimir.

2.1.1. Definición.

El procesador de palabras es un software muy utilizado, dado que millones de personas usan la computadora para producir o modificar documentos conformados primordialmente por texto. Entre los documentos que típicamente se crean resaltan los siguientes: memorándums, cartas diversas, reportes, recetas de cocinas, oficios, invitaciones, tareas, libros, novelas y artículos. La heterogeneidad de usuarios abarca desde amas de casa, estudiantes, secretarias, profesionistas hasta escritores y ejecutivos.

Las funciones que un procesador de palabras ofrece son:

• facilidad para escribir texto,
• agregar, borrar o mover palabras, oraciones o secciones completas de texto,
• corrección de errores,
• cambio del aspecto del texto,
• impresión del contenido, y
• capacidad de almacenamiento permanente de informació

 La producción de documentos utilizando un procesador de palabras generalmente consiste de cuatro etapas:

1. Planeación y creación,
2. Edición,
3. Dar formato, e
4. Impresión.

Planeación y Creación.- En esta etapa primero se determina el contenido del documento, es decir, establecer qué se desea expresar en él; en segunda instancia definir el orden lógico de las ideas,  y finalmente crear el documento en el procesador de palabras de nuestra elección.

La creación de un documento involucra: la introducción de texto, resaltando la característica de inserción automática de fin de línea o “word wrap”, lo que implica que el usuario no tiene que estar atendiendo la pantalla al momento de introducir texto ya que el programa automáticamente cambia de línea y acomoda el texto por párrafos; otra parte es la facilidad de desplazamiento o “scrolling” a través del contenido del documento; por último el movimiento del punto para insertar texto por medio del controlador del apuntador (como el ratón o puntero táctil).

Edición.- La edición consiste en leer el documento que se creó para corregir errores añadiendo o borrando texto con el fin de facilitar su lectura. Las características de edición más comunes incluyen: insertar, borrar, cortar, pegar, buscar, reemplazar y revisar la ortografía del texto.

Dar formato.- El formato es lo que se hace a un documento visiblemente fácil de leer, lo que es lo mismo, atractivo. Entre las características de formato de texto se encuentra: áreas en blanco, separación de líneas, tipografía (tipos de letra, tamaño y estilo), encabezado y pie de página, márgenes, alineación, tablas, gráficas, listas (numeradas y/o con viñetas), dibujos, bordes y sombreado, por mencionar las más comunes.

Impresión del documento-. La impresión es la etapa final de un escrito en un procesador de palabras, porque lo que se espera finalmente es tener disponible la información en papel. Algunas de las opciones al imprimir son: número de copias, orientación del papel, tamaño de la hoja y rango de páginas a imprimir.

2.1.PROCESADORES DE PALABRA

Microsoft Word es un procesador que sirve como editor de texto ofimático muy popular, que permitir crear documentos sencillos o profesionales. Word se puede encontrar dentro del paquete Microsoft office de la empresa Microsoft, pero de igual manera la podemos obtener de manera individual. Microsoft Word posee herramientas ortográficas, sinónimos, gráficos etc. Básicamente, un procesador de texto, es un programa que nos permite escribir, y luego realizar todas las modificaciones necesarias para poderlo imprimir

 CARASTERISTICAS PRINCIPALES: 

 Es un procesador de texto, lo cual lo hace mejor que un editor de texto. 

 contempla otras características tales como márgenes, tamaño y formato de la hoja, numeración de página, encabezado y pie de página. 

 Puedes aplicar distintas fuentes a lo largo del documento, e incluso efectos a las fuentes, tales como negrillas, cursiva, subrayado, color a las letras, etc.

  Posee un corrector ortográfico y de sintaxis.

  Puedes insertar imágenes en cualquier parte del documento, lo que se conoce como autoedición. 

 Puedes realizar documentos en columnas, tipo periódico, folletos, trípticos 

 Existe una opción de tablas, que facilita el hacer cuadros tabulares, formatos, formularios, etc. 

 puedes combinar correspondencia, es decir, haces una carta y puedes suministrarle a Word una lista de personas y él mismo se encarga de generar una carta para cada persona, con el mismo texto.

  Y además tiene una vista preliminar que te da una idea de cómo va a quedar impreso 

ELEMENTOS QUE LO INTEGRAN: Botón office: Según la aplicación en la que se encuentre activo permite visualizar las operaciones de control del programa, en caso de MS Word contiene las operaciones comunes como, abrir, guardar, guardar como, imprimir entre otras. Barra de herramientas de acceso rápido: Es la barra que contiene las opciones más comunes o las más usadas, la Cual como su nombre lo indica permiten acceder de forma rápida a la ejecución de las acciones que se encuentre dentro de ella. Barra de título: Como su nombre lo indica permite visualizar el título el cual está compuesto por dos títulos que corresponden al el nombre del programa y nombre del documento que se encuentre abierto. Banda de opciones: Esta banda remplazo a la barra de menú de las versiones anteriores a MS OFFICE, pero cum ple con su misma tarea, la cual es proporcionar el acceso a todas las acciones aplicables para la aplicación de office que se encuentre activa, agrupada por operaciones y de visualmente intuitivo Barra de desplazamiento: Esta barra permite desplazarnos a través del documento y visualizar la hoja u hojas que lo componen. Barra de estado: Esta opción permite en el caso de Word visualizar estados tales como página actual, palabras, idiomas. Vista del documento: Permite establecer la forma en que se visualiza el documento, dentro de sus opciones encontramos vista de impresión, lectura de pantalla completa, diseño web, esquema y borrador. Zoom: Esta opción actúa como lupa y permite acercar la hoja o alejar la hoja para su visualización

VENTANAS MÁS UTILIZADAS EN WORD "Guardar" y "Guardar como Ambas opciones realizan la misma tarea, es decir la de guardar un documento, pero lo hacen de diferente manera según la necesidad del usuario. "Guardar": Se utiliza para volver a guardar un documento que fue abierto ya sea que fue modificado o no en su contenido "Guardar como": Si el documento es nuevo (no tiene nombre todavía), permite colocarle un nombre y darle una ubicación deseada antes de guardarlo. Si el documento ya tiene nombre, podemos cambiarlo como así también su ubicación o destino. "Configurar página" Esta opción contiene los elementos necesarios para determinar las características de la página a utilizar. Es decir: Tamaño: Permite seleccionar el tamaño de la hoja en la que se hará la impresión , se debe indicar el formato de dicha hoja, es decir si es A4, oficio, carta o tamaño personal cuando se desea trabajar con un papel que no es Standard ( se coloca el ancho y el largo de dicha hoja). Márgenes: Cada tamaño de papel viene con márgenes propuestos o predeterminados por Word, pero se pueden modificar según la necesidad del trabajo. Orientación: La hoja se puede usar en forma "vertical" u "horizontal" según la necesidad de espacio que se requiera. Se debe tener en cuenta que en las impresoras siempre ingresa el papel en forma vertical pero pueden imprimir en forma horizontal o apaisada. Vista Preliminar Permite visualizar el trabajo mostrándolo exactamente como saldrá impreso teniendo en cuenta el tamaño de papel, los márgenes y la orientación seleccionados. Esta opción es muy útil y permite corregir errores o hacer cambios a último momento antes de imprimir posibilitando el ahorro de papel y tinta en caso de modificaciones. Siempre conviene de tanto en tanto hacer una vista preliminar o vista previa para controlar el desarrollo del trabajo. Imprimir En esta opción se pueden especificar todos los parámetros necesarios para hacer una buena impresión. Ellos son: Tipo de impresora Numero de las páginas a imprimir. Cantidad de copias que se quieren hacer de cada página. Con respecto a la numeración de las páginas Word tiene una forma para indicar cuales son las páginas que se desea imprimir. Seleccionar: Significa indicarle a Word que parte de un texto o imagen queremos utilizar para modificar su estado actual. Como se selecciona un texto? Para seleccionar un texto se debe hacer "clic" con el botón izquierdo del mouse sobre el comienzo de dicho texto y luego sin soltar la tecla arrastrar el mouse de izquierda a derecha bajando hasta llegar al final del mismo. Quedando de esta manera el texto en fondo negro y letras blancas por ultimo debo soltar la tecla. Como seleccionar un imagen? Simplemente haciendo "clic" sobre ella. Numeración y Viñetas Tanto la numeración como las viñetas son elementos que se utilizan para enumerar o listar una serie de párrafos. Cambiar mayúsculas y minúsculas Se utiliza para cambiar un texto (que ya fue escrito) a mayúsculas o a minúsculas. Esto evita borrar el texto y volver a escribir correctamente. Ortografía y gramática. Se utiliza para activar la corrección de errores paso a paso en el caso de que no se haya activado la corrección automática (auto corrección). El auto corrección corrige mientras se escribe el texto, subraya las palabras con posible error en color rojo o verde. Dichas palabras se pueden corregir fácilmente haciendo "clic" con el botón derecho del mouse sobre dicha palabra y seleccionando la correcta de una lista que aparece en pantalla. Idioma: Se utiliza para configurar el idioma del corrector ortográfico que se encarga que se encarga luego de revisar cada palabra. Auto ajustar En esta opción encontramos dos posibilidades que nos permiten distribuir las filas o las columnas uniformemente. Es decir logra que varias columnas o filas seleccionadas se distancien unas de otras el mismo espacio.

UNIDAD 2. SOFTWARE DE APLICACIÓN

En esta segunda unidad donde hablaremos sobre el software de aplicación, que en nuestra vida cotidiana las utilizamos en el momento de hacer tareas, escribir cartas, hacer folletos, manejar la contabilidad, tener en orden los nombres de nuestros compañeros, entre muchas otras cosas más que nos sirven y que utilizamos con mucha frecuencia El más utilizado es WORD, este es un software que nos brinda muchas funciones con mayor facilidad, nos permite tener la creatividad de decorar alguna carta, una portada para la tarea, cambiar el tipo de texto, agregar imágenes, entre muchas cosas más, nos enfocaremos más en conocer las características que tiene en el momento de usarlo, los elementos que lo conforman, para no utilizar los más comunes, nos permitirá explorar un poco más de lo que ya sabemos y aprender lo que no sabemos. Un programa de software que se nos facilita para manejar números es la HOJA DE CÁLCULO, este nos sirve de mucha de utilidad cuando manejamos sistemas contables, nos permite ordenar de manera detallada todo aquello que queramos en orden, por ejemplo tener por orden alfabético los nombre de nuestros compañeros, realizar tablas decorativos, así mismo podemos llevar a cabo las mercancías que ocurren dentro de una empresa. Otra ventaja que tiene Excel es que nos permite hacer gráficas, saber el costo total de productos vendidos, entre muchas cosas más, que explicaremos con detalle las características que nos ofrece este tipo de software. Otro muy utilizado para realizar nuestras exposiciones es POWER POINT, Podemos crear presentaciones de forma fácil y rápida pero con gran calidad ya que incorpora gran cantidad de herramientas que nos permiten personalizar hasta el último detalle, por ejemplo podemos controlar el estilo de los textos y de los párrafos, podemos insertar gráficos, dibujos, imágenes, e incluso texto WordArt. Muchas veces queremos realizar presentaciones animadas, power point nos permite tener la creatividad de hacerlo, con movimientos, transacciones que impactan en el momento de tener una presentación en cualquier lugar, incluso se puede realizar presentaciones para dedicar a las personas queridas, para eso es importante conocer todos los elementos que tiene para tener una presentación satisfactoria que más adelante se retomara. Para finalizar se encuentra el programa software de ACCESS, que nos permite mantener la información y hacer que esté disponible en el momento requerido que se desee, esta información es persistente dentro del sistema, es decir, una vez introducida en él, se mantiene hasta que el usuario decida eliminarla., su uso es de mucha importancia para tener almacena una información en orden.